Cómo administrar los ingresos y gastos de una inmobiliaria

Una inmobiliaria puede tener un gran mes de ventas y, aun así, pasar apuros para pagar la nómina. La razón es que en este negocio pasa mucho tiempo entre vender y cobrar.

Estas prácticas te ayudan a saber cómo está tu empresa de verdad.

Separa tres números que suelen confundirse

• Vendido: las comisiones de las ventas confirmadas. Es dinero que esperas, no dinero que tienes.
• Facturado: lo que ya emitiste con su comprobante fiscal.
• Cobrado: lo que entró realmente a la cuenta.

Por ejemplo, una comisión de US$10,000 puede estar vendida en marzo, facturada a la mitad en abril y cobrada en partes hasta fin de año. Si la cuentas como ingreso desde marzo, tu proyección de caja será demasiado optimista.

Mantén al día tus cuentas por cobrar

Ten una lista con cada comisión pendiente: a quién se le factura, cuánto falta y cuándo debería entrar. Revísala cada semana. Una factura vieja rara vez se resuelve sola, y conviene saber quién debe darle seguimiento.

Registra los cobros con sus retenciones

Cuando una empresa te paga, puede retenerte ITBIS o ISR. Por eso el monto que recibes puede ser menor que el de la factura. Registra el cobro y la retención por separado: la factura queda saldada, pero en tu cuenta entró menos dinero.

Registra cada gasto con su comprobante

Para cada gasto, guarda la fecha, la categoría, el monto y el comprobante. Si el proveedor te da NCF, anota también su RNC y su número de comprobante: tu contador los necesita para el reporte 606.

Hazlo el mismo día, desde una foto del comprobante si hace falta. Reconstruir un mes completo desde recibos sueltos es lento y es fácil que se escape algo.

Calcula la caja, no solo la ganancia

Una vez al mes, revisa:

1. Lo que entró: cobros recibidos.
2. Lo que salió: gastos, nómina y comisiones pagadas.
3. Lo que viene: cobros esperados y pagos comprometidos para los próximos meses.

Si trabajas en dólares y pesos, míralos por separado para que la tasa de cambio no te confunda.

Cuidado con las comisiones por pagar

Una parte de lo que cobras le corresponde a tus agentes. Ten presente ese monto para no gastarlo por error. Liberar la comisión según lo cobrado ayuda a mantener esta cuenta bajo control.

Una rutina sencilla

• Cada semana: registrar gastos y revisar lo pendiente de cobro.
• Cada mes: cerrar el flujo de caja y enviar el reporte a tu contador.
• Cada trimestre: revisar qué categorías de gasto crecieron y si los plazos de cobro se alargaron.

Cómo lo resolvemos en NovoProspect

En NovoProspect, los cierres confirmados llegan a Cuentas por cobrar. Desde Finanzas facturas con NCF, registras cobros con sus retenciones y llevas gastos, nómina y flujo de caja en US$ y RD$. A fin de mes, puedes sacar el reporte en Excel para tu contador. Finanzas está en los planes Inmobiliaria y Enterprise.

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Información general. Confirma el tratamiento fiscal de tu caso con tu contador.